Gestión de stock
La gestión del stock se define cómo la organización y administración de los flujos de existencias dentro de los almacenes. Esto comprende de base, el control de entradas y salidas de almacén así como el control del inventario. Dichas existencias engloban los productos a la venta, así como las materias primas destinadas a la fabricación de los productos. Por tanto, la gestión del stock abarca todas las operaciones relativas al control y regulación del almacenamiento y movimientos de las mercancías de la empresa.
En consecuencia, para que la gestión del stock sea eficiente debe conllevar el mínimo coste en recursos sin menoscabar el servicio al cliente.
Indice de contenidos sobre gestión de stock
Qué es el stock y en qué consiste su gestión
El stock es la palabra inglesa para decir “existencias en el almacén” y su gestión comprende multiples procesos interrelacionados.
En otras palabras, por un lado el control del stock es el registro de las existencias almacenadas que incluye características y condiciones, como por ejemplo ubicación, cantidad y fecha de caducidad.
Por otro lado, la gestión del stock es la manera en que organizamos y administramos los flujos de mercancías para su ubicación, reposición y salida.
Un buen sistema de stock es el que optimiza el control de inventario, el control de entradas y salidas de almacén, y ajusta la productividad a los objetivos de la empresa.
Tipos de stock o inventario
Los tipos de stock dependen de las agrupaciones de los activos y de la clasificación de los niveles de existencias. A su vez, la clasificación puede darse según la función de la clasificación. Por ejemplo, clasificamos un nivel de stock de un activo cuando este alcanza un límite mínimo por debajo del cual debemos reponerlo. Otras clasificaciones pueden ser según la operativa o las carcaterísticas. A continuación exponemos estas relaciones.
Activos en stock
- Materias primas
- Productos en producción
- Productos a la venta
- Recambios
- Productos devueltos
- Productos obsoletos o defectuosos
- Residuos
Clasificación del stock
Clasificación según función en la gestión de stock
- De alerta: nivel de existencias en el que se lanza un aviso para reponer producto.
- De ciclo: productos que cubren demandas habituales de los clientes durante un plazo de tiempo largo.
- De temporada: se trata del stock estacional de artículos para cubrir los pedidos de los clientes que se disparan durante una época determinada del año.
- Especulativo: si se cree que la demanda de cierto producto va a aumentar en un futuro cercano, se acumula en almacén antes de que ocurra el incremento.
- Inactivo o muerto: mercancía que se sabe que no se va a vender o es obsoleto.
- Mínimo: el nivel más bajo que se mantiene para atender las demandas estimadas para que no haya rotura de stock.
- Máximo: nivel más alto soportable sin colapsar el almacén o producir pérdidas.
- De seguridad: niveles de existencias de productos para dar respuesta a demanda inesperada o excepcionalmente alta.
- Sobrante: productos acumulados que ya no se venden o la demanda está en evolución a la baja.
- En transito: productos fuera del almacén pero todavía propiedad de la empresa y a la venta.
- De recuperación: artículos que pueden ser recuperados parcialmente o en su totalidad.
Clasificación según operativa dentro de la gestión de stock
- Óptimo: las existencias que ofrecen máxima rentabilidad.
- Cero: bajo el modelo de producción bajo demanda (JIT, Just In Time) nivel de producto en cantidad exacta para cubrir la demanda.
- Neto: El resultado de restar la demanda al stock físico.
- Disponible: es la suma del stock físico, más los artículos pendientes de recibirse (por ejemplo de proveedores), menos las demandas pendientes.
- Físico: todas las referencias disponibles en el almacén.
Clasificación según características del stock
- Por ubicación: picking, reserva, recepción, etc.
- fecha de caducidad
- peso y volumen
- material, etc.
En esta ilustración vemos un ejemplo de los tipos de stock que se controlan en el inventario. Por ejemplo, en primer lugar vemos un caso de activos pertenencientes al grupo “productos a la venta”. De este conjunto de productos tenemos diferentes tipos de stock relacionados. Por un lado, los stock por funcionalidad, que son stock de ciclo y stock de alerta. Por otro lado, los stock clasificados por característica, en este caso, ubicación, los que están en la ubicación “picking” y los que están en la ubicación “reserva”. Por último, vemos el stock por operativa, “stock óptimo”.
Políticas de stock
Las políticas de stock son aquellas reglas y procedimientos establecidos en la empresa para la gestión de los recursos. Dicho de otra manera, las políticas de stock son necesarias para administrar el inventario sin que haya despilfarros y genere beneficios. Por lo que estas políticas perseguirán reducir las pérdidas por daños o errores, minimizar los costes derivados del stock, como por ejemplo, costes por almacenamiento. Asimismo, las políticas de stock también se ocuparán de mantener los niveles de stock suficientes para atender la demanda de los clientes.
Algunos de los factores a considerar para definir dichas políticas son el nivel de satisfacción del cliente, los patrones de demanda de productos, las características de los productos, las condiciones de los proveedores y de reabastecimiento, o la periodicidad del inventariado. Los indicadores útiles para hacer seguimiento de las políticas de stock se registran en el control de inventario, el control de entradas y salidas de almacén y los costes de stock.
Control de inventario
El control de inventario es el proceso administrativo por el que se recopilan los datos para el registro de las mercancías en stock. En dicho proceso se efectua un control de entradas y salidas de almacén. Su objetivo es la eficiencia, lo que significa conseguir la productividad necesaria en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo y gasto de recursos. Su optimización persigue los mejores resultados financieros posibles.
Gracias al control de inventario tenemos los datos para tomar las decisiones correctas. No hay que confundir el control de inventario con la gestión de stock. El control de inventario es una operativa dentro de la gestión de stock. El control de inventario es la obtención y registro de datos sobre el stock. En cambio, la gestión de stock son todas las operativas de administración, registro y movimientos de las existencias de la empresa.
Control de entradas y salidas de almacén
Al igual que el control de inventario, el control de entradas y salidas de almacén es otra operativa indispensable para una gestión eficiente del almacén. El control de entradas y salidas de almacén refleja con precisión las fluctaciones en el stock. Gracias a esta operativa se registran al detalle los flujos de mercancías, y sabremos qué productos han entrado primero, cuales los últimos, cuáles salen más amenudo y cuáles muy de vez en cuando. Con esta información se podrán tomar decisiones de métodos de gestión de stock como LIFO, FIFO o el Método A, B, y C (que explicamos más abajo). Además, estos datos también influirán en las políticas de precios que se apliquen a los productos.
Costes del stock
- Coste de pedido: son los costes administrativos de hacer un pedido a un proveedor.
- de adquisición: es el precio de comprar los productos de un proveedor.
- por rotura de stock: los costes derivados de habernos quedado sin existencias.
- almacenaje: los cuales se dividen en:
- Costes en recursos humanos (operarios, administrativos…)
- de instalaciones (alquiler del local, climatización, infraestructuras…)
- administrativos (impuestos, seguros…)
- variables según cambios en el valor de las existencias (obsolescencia, poca demanda…)
Métodos de gestión de stock
- LIFO: Estas son las siglas del método “last in first out” que significa “el último que entró es el primero que sale”. Este método es ideal para el control de entradas y salidas de almacén donde las mercancías no son perecederas y se apilan de forma accesible para su salida más ágil.
- FIFO: a diferencia del anterior, este método se usa cuando las mercancías son perecederas y por tanto “el primero que entró es el primero que sale” (first in first out). Por poner un ejemplo, este sistema es ideal cuando los productos tienen fecha de caducidad.
- Just In Time bajo demanda (JIT): es el modelo de producción en el que sólo se fabrica bajo demanda. Por lo que el stock de esos productos será 0 por altas que sean las ventas.
- El método A, B, y C: en este método de gestión se agrupan las existencias en el almacén por mayor demanda y movilidad. De esta manera, los artículos que entran y salen del almacén más amenudo se sitúan en el espacio más accesible (el grupo A). En cambio, los artículos con menos rotación se situan en las zonas más apartadas (grupo C). En relación con la eficiencia en la agrupación y recolección de mercancía, puede interesarte nuestro anterior artículo: Picking en almacén eficiente.
- Wilson: este modelo se define según el EOQ (Economic Order Quantity), se basa en una fórmula matemática definida para optimizar el volumen y periodicidad de compra o producción de un artículo. Dicha formula es:
Fórmula matemática EOQ Economic Order Quantity
- Proporción 80/20: este método parte de considerar que “el 80% de los beneficios de un catálogo de productos provienen del 20% de los productos”. Por consiguiente, se definen los stocks, las ubicaciones y el control de entradas y salidas del almacén, en función del ritmo de ventas.
Por qué es tan importante una gestión eficiente de las existencias
Una gestión de stock eficiente evita pérdidas y aumenta ventas. En cambio, una incorrecta gestión de las existencias resulta en un despilfarro de recursos, aumento de los costes y pérdidas económicas.
Objetivos de la gestión de stock
- Ajustar el stock a la demanda de forma eficiente. Para ello deberá contribuir a una previsión de la demanda acertada gracias a una recolección de datos veraz y un uso eficaz de la información histórica registrada. De esta manera se minimizará la inversión en mercancías.
- Contribuir a la excelencia del servicio al cliente a través de asegurar una correcta y ágil localización, empaquetado y envío del producto.
- La reducción de los costes relacionados con el stock.
- Aportar información fiable y actualizada. Por ejemplo, para que la fuerza de ventas conozcan el stock disponible a tiempo real.
- Optimización del espacio del almacén. Por ejemplo, tal y como hemos visto antes, los métodos FIFO, LIFO o A,B y C influirán en la organización de las ubicaciones dentro del almacén.
- Sustentar un sistema de comunicación para información y reportes entre los departamentos implicados en los movimientos, entradas y salidas de mercancías. Por ejemplo, el uso de un software sincroniza las operaciones de los departamentos.
- La sincronización de las operativas de la gestión de stock para que trabajen a la vez de forma eficaz y sin errores provocados por descuadres de tiempos.
Sistema de gestión de stock
La automatización de las operativas es un factor crucial para la eficiencia del sistema de gestión de stock, para el control del inventario, y para el control de entradas y salidas de almacén. Nos referimos tanto la automatización mecánica como administrativa de las operativas. Por lo que vale la pena valorar qué recursos mecánicos podemos asumir para conseguir una máxima rentabilidad de la producción del almacén. Así como implantar el software necesario para integrar los automatismos, y también para automatizar operaciones. Sobre las posibilidades de la automatización puede interesarte nuestro artículo: Automatización de almacenes para pymes.
Cubrir las necesidades y alcanzar los objetivos deseados son los factores de decisión funfamentales para elegir el software logístico y el hardware para almacén adecuados.
Software para la gestión de stock
En relación con el software de gestión de stock destacamos el SGA (sistema de gestión de almacén) Effylog WMS que en su implantación más básica nos permitiría realizar la gestión del stock, controlar el inventario, así como el control de entradas y salidas de almacén. Además, la suite de software logístico Effylog permite la integración con tecnologías de automatización mecánica como AMR (robots móviles automáticos) y RFID (identificación por rediofrecuencia).
Factores que pueden desestabilizar el control del stock
La caída repentina e inesperada de la demanda de un producto, o todo lo contrario, una punta muy alta de demanda no prevista, son factores que pueden desestabilizar el control del stock. Pero sin duda, uno de los factores más complejos y que cada día afecta a más empresas es la gestión de las devoluciones. Para hacer frente a los diferentes tipos de devoluciones de producto es necesario que la empresa tenga un sistema de gestión del almacén que incluya la gestión de la logística inversa. Siquieres profundizar en el tema de la logística inversa y cómo solucionarla, te recomendamos la lectura del artículo: Cómo gestionar la logística inversa.
Para acabar, esperamos que toda esta información sobre gestión de stock te haya sido útil. No dudes en contactarnos si tienes un proyecto logístico entre manos que quieres optimizar para alcanzar la máxima eficiencia.
