Los 3 tipos de programas de gestión de almacén comparados
Cualquier empresa que disponga de uno o varios almacenes en los que gestione entradas y salidas de materiales y su almacenamiento, necesita un sistema para organizar y administrar los procedimientos y operativas de su logística. A partir de esta premisa, podemos encontrar desde empresas que realizan esa gestión de forma muy manual. Por ejemplo, con los operarios apuntando en libretas para que después los administrativos introduzcan los datos en hojas de excel. Hasta empresas que usan programas de gestión de almacén muy sofisticados.
En este artículo nos vamos a dedicar a los programas de gestión de almacén, y desarrollamos qué son, qué tipos hay, y cuáles son los pros y contras de cada tipo.
Tabla de contenidos
Qué es un programa de gestión de almacén
Un programa de gestión de almacén es un software que facilita la organización, control y administración de las actividades intralogísticas de una empresa.
Por consiguiente, las características de un programa de gestión de almacén afectan directamente al nivel de eficiencia del área del almacén de la empresa. Por lo que un negocio debe medir minuciosamente cuáles son sus necesidades en este campo para elegir correctamente qué software instalar.
En relación a cómo valorar el mejor software, es crucial medir el volumen de movimientos y los picos de trabajo. Cuanto mayores sean estos dos factores, más automatización se necesitará para ser eficientes. Además, a cuántas más actividades y volumen, más los empleados necesitarán la asistencia que les brinda un programa de gestión. Esto es así, para minimizar errores y decisiones subjetivas que ralentizan la productividad. Sin obviar, que cuanto más automatizado y fácil de comprender sea un sistema de trabajo en un almacén, más rápido podrán ser operativos los nuevos empleados en puntas de trabajo.
Tipos de programas de gestión de almacén
En cuanto a tipos de programas, encontramos desde soluciones de software de almacén para actividades muy específicas, a aplicaciones muy globales y completas para empresas con altos volúmenes de movimientos y actividades. Así como programas informáticos sencillos, pero que cubren perfectamente las funciones requeridas por almacenes de operativas básicas.
A causa esta complejidad, para poder clasificar los software logísticos, lo hacemos en función del grado de automatización y asistencia al empleado que ofrecen.
A partir de ahí, diferenciaremos tres tipos de programas para gestionar un almacén:
- En primer lugar, el más sencillo, los módulos logísticos de los ERP.
- Segundo, un datacollection o recolector de datos.
- Finalmente, en tercer lugar, los SGA o software para sistema de gestión de almacenes.
Módulo logístico de un ERP
Un ERP es un software de gestión de empresa. Estos software son modulares. Lo que quiere decir que se dividen en módulos dedicados a procedimientos y operativas para distintas áreas de la gestión de la empresa. Digamos que serían un módulo de finanzas, otro de contabilidad, otro de compras, otro para ventas, etc. Entre estos módulos no puede faltar, obviamente, el “módulo logístico”.
La característica principal del uso de los módulos logísticos de los ERP es que la entrada de datos es manual. A través de este módulo puedes administrar recepciones, ubicaciones, trazabilidad, expediciones, inventarios, documentos como albaranes, etc. Pero los empleados del almacén deben introducir los datos de cada entrada, y actualizar manualmente salidas o movimientos.
Adicionalmente, el empleado del almacén no recibe asistencia en cuanto a recorridos, organización, actividades, y otras decisiones que debe tomar él mismo.
Por todo ello, la automatización que se logra con un módulo ERP es básica. Finalmente, los módulos logísticos son programas de gestión de almacén que no pueden dirigir automatismos mecánicos tipo AMR (Autonomous Mobile Robot) o AGV (Automatic Guided Vehicles). Por lo que quedan invalidados para implementaciones de almacenes automáticos.
Datacollection software
Los software de datacollection sí que permiten la entrada de datos a través de dispositivos de lectura de códigos de barras o de RFID. En ese sentido, las aplicaciones datacollection agilizan la entrada de información y evitan errores en las bases de datos. Con un datacollection también puedes administrar recepciones, ubicaciones, trazabilidad, preparación de pedidos, expediciones, inventarios, documentos como albaranes, etc. En este caso con la asistencia de dispositivos de recolección de datos. Pero no puedes tampoco dirigir autómatas (AMR) o vehículos móviles guiados (AGV).
Por último, con un datacollection, los empleados del almacén tampoco estarán asistidos a nivel de recibir las instrucciones de la operativa. Por tanto tomarán decisiones sobre recorridos, organización y actividades a realizar. Esto ralentiza las operaciones y hace más largo el proceso de aprendizaje y adaptación de los nuevos empleados.
Software SGA
Finalmente, llegamos a los programas de gestión de almacén más completos y globales. Los software SGA (sistema de gestión de almacenes) abarcan todas las prestaciones necesarias para cualquier almacén. Recepciones, ubicaciones y reubicaciones, control de existencias, auditorías de inventario, preparación de pedidos, validación de pedidos y empaquetado, etiquetado homologado por agencias de transporte, etc. Pero además ofrecen prestaciones avanzadas de automatización.
Con un SGA las entradas de datos son a través de dispositivos de recolección de datos, sean códigos de barras o RFID. Además, los empleados reciben instrucciones que asisten sus tareas y las hacen mucho más sencillas. Hasta el nivel en que, por poner un ejemplo, con el uso de dispositivos de Pick to Voice, los operarios pueden trabajar con las manos libres, porque van recibiendo las instrucciones por el auricular, y confirman también la ejecución por voz al micrófono. Lo mismo ocurre con los sistemas Pick & Put to Light, el operario recibe las indicaciones de recolección y preparación por señales lumínicas y numéricas.
En relación a los automatismos, los SGA se integran con tecnologías de hardware de almacén para dirigir las actividades de AMR y AGV. Por ello, las empresas que tienen los almacenes semiautomáticos o automáticos, los gestionan con SGA.
Comparativa entre programas de gestión de almacén
Como ya hemos dicho, la principal diferencia entre estos tres programas de gestión de almacén, está en la capacidad de automatización y de asistencia al empleado que pueden alcanzar. Un SGA puede ofrecer tanta automatización y asistencia como desee la empresa. Y además de forma escalable. Lo que quiere decir, que una empresa puede implantar el SGA con unas prestaciones y más adelante aumentarlas hasta donde requiera.
Cómo elegir el software de almacén adecuado para tu empresa
La empresa que quiera iniciar la transformación digital de su almacén, tendrá que valorar diversos programas de gestión de almacén. Para hacer esta valoración del software, tendrá que estudiar previamente cuáles son sus necesidades a día de hoy. Sin dejar de analizar cuáles son los objetivos que puedan hacer escalar las necesidades futuras de la gestión del almacén. Para evitar implantar un sistema de gestión que se quede obsoleto en poco tiempo.
Esperamos que este artículo haya sido de ayuda a la hora de entender cada tipo de programa informático para la gestión del almacén.
