Gestión de inventarios
La gestión de inventarios es una parte esencial de la logística y la cadena de suministro de una empresa. Consiste en planificar, controlar y supervisar el flujo de bienes y materiales de una compañía, incluyendo la adquisición, almacenamiento y disposición de los activos.
El control de inventarios tiene como objetivo principal optimizar la disponibilidad de productos para satisfacer la demanda de los clientes, minimizando los costos asociados con el inventario, como el costo de almacenamiento o el costo de obsolescencia. Una gestión de inventarios óptima es fundamental para el éxito de una empresa, ya que afecta directamente a su rentabilidad, su eficiencia operativa y la satisfacción de los clientes.
Por consiguiente, un control de inventarios ineficiente tiene como resultado problemas como por ejemplo las roturas de stock, que dificultan la satisfacción de la demanda de los clientes, generando pérdida de ventas y clientes insatisfechos. Otro ejemplo de una gestión de inventarios ineficiente es el exceso de inventario, que puede resultar en costos innecesarios y riesgos de obsolescencia.
Tabla de contenidos
Estrategias para la gestión de inventarios eficiente
Las empresas definen estrategias para el control de inventarios según sus particularidades. Las estrategias más comunes son:
- Planificación de la demanda: Implica la estimación precisa de la demanda futura de productos y la identificación de patrones de demanda, tendencias y variabilidad. Una planificación precisa de la demanda permite a las empresas ajustar sus niveles de inventario de manera óptima para satisfacer la demanda del mercado y evitar tanto la falta de stock como el exceso de inventario.
- Clasificación ABC: Esta es una técnica de clasificación de inventarios en función de su valor relativo. Los productos se dividen en tres categorías: A, B y C. Los productos de la categoría A son los de mayor valor y suelen representar un porcentaje pequeño del total de productos, pero un alto valor en términos de ventas. Los productos de la categoría B tienen un valor intermedio, mientras que los productos de la categoría C tienen un valor bajo, pero suelen representar una gran cantidad de productos. La clasificación ABC permite una asignación adecuada de recursos y esfuerzos de gestión de inventarios, centrándose en los productos de mayor valor y priorizando su gestión.
- Punto de reorden (ROP): El punto de reorden es el nivel de inventario en el cual se debe realizar un nuevo pedido para evitar la falta de stock. Se calcula en función de la demanda esperada durante el tiempo de espera del pedido y el nivel de servicio deseado. Mantener un punto de reorden adecuado ayuda a evitar la falta de stock y garantiza una disponibilidad adecuada de productos para satisfacer la demanda de los clientes.
- Niveles de inventario de seguridad: Los niveles de inventario de seguridad, también conocidos como inventario de reserva o inventario buffer, son inventarios adicionales que se mantienen para protegerse contra la variabilidad de la demanda o los tiempos de entrega del proveedor. Los niveles de inventario de seguridad ayudan a evitar la falta de stock y aseguran que haya suficiente inventario disponible para enfrentar situaciones imprevistas, como la demanda inesperada o los retrasos en la entrega de productos por parte de los proveedores.
Colaboración con proveedores y clientes: La colaboración con proveedores y clientes puede ser una estrategia efectiva en la gestión de inventarios. La comunicación y coordinación con proveedores puede ayudar a optimizar los plazos de entrega, los precios de compra y las cantidades de pedido, lo que a su vez puede afectar positivamente los niveles de inventario. Por otro lado, la colaboración con clientes puede permitir una mejor comprensión de la demanda y las necesidades de los clientes, lo que puede influir en la planificación de la demanda y en la gestión de inventarios.
Cómo realizar un control de inventarios adecuado
El análisis para la mejora continua de la gestión de inventarios es un procedimiento fundamental con el fin de conseguir la máxima eficiencia del almacén. Esto implica el seguimiento regular de los indicadores clave de desempeño. Con estos indicadores se identifican las oportunidades de mejora con el objetivo de implementar de soluciones.
Un indicador clave para evaluar la eficiencia es la rotación del inventario. Esta información se refiere a la frecuencia con la que el inventario se vende y se repone en un período de tiempo determinado. Una rotación alta del inventario indica que los productos se venden rápidamente y que el inventario se gestiona de manera eficiente, mientras que una rotación baja puede indicar problemas de obsolescencia, falta de demanda o exceso de inventario. Es importante monitorear y analizar la rotación del inventario para identificar oportunidades de mejora en la gestión de inventarios y ajustar las estrategias en consecuencia.
Adicionalmente a lo anterior, la implantación de tecnología y sistemas de gestión de inventarios puede mejorar significativamente la eficiencia y precisión de la gestión de inventarios. Los sistemas de gestión de inventarios como un SGA pueden ayudar en la planificación de la demanda, la gestión de pedidos de compra, el seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real, la generación de informes y análisis de inventarios, y la optimización de los procesos de reposición de inventarios. Además de contribuir a minimizar errores humanos, agilizar los procesos y mejorar la toma de decisiones en el control de inventarios.
Qué es un inventario
Un inventario es una relación detallada de los bienes tangibles de una empresa registrados en un archivo estructurado. Por poner algunos ejemplos, estos bienes tangibles pueden ser productos en venta, componentes parte de los productos, materiales para la fabricación, etc. Para que el inventario sea útil, los registros deben tener una estructura que permita su organización y filtrado.
El objetivo principal de mantener inventarios es garantizar que una empresa o una organización tenga suficientes productos o bienes disponibles para cumplir con la demanda de los clientes y evitar la interrupción de la producción o la prestación de servicios debido a la falta de disponibilidad de estos.
Las empresas que tienen una cantidad acumulada de productos almacenados con el propósito de ser vendidos o utilizados en el futuro necesitan llevar un control de los inventarios. Para este control, los inventarios se clasifican en diferentes tipos, tales como productos terminados, materias primas, componentes, suministros, entre otros.
Tipos de inventarios
Inventarios según el momento en que se efectúa
Inventario inicial
Un inventario inicial, también conocido como inventario inicial de apertura, es la cantidad de productos o mercancías que una empresa tiene disponible en el inicio de un período contable o comercial específico. Representa el valor de los productos o mercancías que se encuentran en existencia en el momento de iniciar un nuevo período, ya sea un año fiscal, un mes o cualquier otro intervalo de tiempo determinado por la empresa. El inventario inicial es un componente importante del sistema de contabilidad y gestión de inventarios de una empresa. Se utiliza como punto de partida para el seguimiento de las entradas y salidas de productos o mercancías durante el período contable o comercial. A partir del inventario inicial, se registran las compras, ventas y devoluciones, así como otros movimientos del inventario, para calcular el costo de los bienes vendidos, el valor del inventario final y el costo de los productos o mercancías que quedan en existencia al final del período.
Inventario final
Un inventario final es el valor total de los bienes o productos que una empresa tiene en stock al final de un período contable específico, como el final de un año fiscal o el final de un mes. También se conoce como inventario de cierre o inventario de fin de período. El inventario final es un componente importante en la contabilidad de una empresa y se utiliza para calcular los costos de bienes vendidos y el valor del inventario en el balance.
El inventario final se determina sumando el costo de los bienes o productos que quedan en el inventario al final del período y restando cualquier ajuste por obsolescencia, daño, obsolescencia u otros factores que puedan afectar el valor del inventario. El costo de los bienes o productos se determina generalmente utilizando uno de los métodos de valoración de inventario aceptados, como el costo promedio ponderado, el costo específico o el método del último en entrar, primero en salir (LIFO) o el primer en entrar, primero en salir (FIFO). Para más información ver el apartado “Metodos de gestión de stock” en nuestro anterior artículo: Gestión de stock.
El valor del inventario final es importante para calcular el costo de los bienes vendidos, que es un componente clave para determinar el margen bruto de una empresa y su utilidad neta. Además, el inventario final también se registra en el balance de una empresa como un activo corriente, ya que representa el valor de los bienes que la empresa espera vender en el futuro. Es importante llevar un registro preciso y actualizado del inventario final para asegurarse de que se refleje con precisión en los estados financieros y en la toma de decisiones empresariales.
Tipos de inventarios según la frecuencia
Inventario periódico o intermitente
El inventario periódico o intermitente es un método de gestión de inventario en el que una empresa realiza recuentos físicos de su inventario en intervalos regulares en lugar de llevar un registro continuo y actualizado de las existencias en tiempo real. En este enfoque, el inventario se cuenta y registra a intervalos predefinidos, como semanal, mensual, trimestral o anualmente, en lugar de mantener un seguimiento constante de las entradas y salidas de inventario en un sistema de gestión de inventario.
El proceso de inventario periódico implica contar físicamente las existencias de productos en el almacén o en las áreas de almacenamiento en intervalos programados. Luego, se comparan los resultados del recuento con los registros de inventario existentes para determinar las diferencias entre las cantidades físicas y las cantidades registradas. Estas diferencias se utilizan para ajustar los registros de inventario y reflejar con mayor precisión las existencias reales en el almacén.
El inventario periódico puede ser apropiado para empresas con volúmenes de inventario relativamente bajos o para aquellas que no tienen los recursos o la tecnología necesarios para mantener un sistema de gestión de inventario en tiempo real. Sin embargo, también puede tener algunas desventajas, como la posibilidad de errores en los recuentos físicos, la falta de visibilidad en tiempo real de las existencias y la incapacidad para detectar y corregir discrepancias en el inventario de manera inmediata.
Inventario permanente
En contraposición al anterior, el inventario permanente, también conocido como sistema de inventario perpetuo o sistema de inventario en tiempo real, es un método de contabilidad que permite a las empresas mantener un registro actualizado y detallado de su inventario en todo momento. En este sistema, cada vez que se compra o vende un artículo, se registra inmediatamente en el sistema contable, lo que permite tener un seguimiento preciso del costo y la cantidad de los artículos en stock en cualquier momento dado.
El inventario permanente generalmente se lleva a cabo utilizando software de gestión de inventario, que automatiza el proceso de registro y actualización del inventario. Este sistema proporciona información en tiempo real sobre la cantidad y el valor de los productos en stock, lo que facilita la toma de decisiones informadas sobre la gestión del inventario, la planificación de la producción, la determinación de precios y la presentación de informes financieros precisos.
Además, el inventario permanente permite realizar un seguimiento detallado de los costos asociados con el inventario, incluyendo los costos de adquisición, los costos de transporte, los costos de almacenamiento y los costos de obsolescencia. Esto proporciona a las empresas una visión clara de los costos reales de su inventario y ayuda en la gestión eficiente de los recursos y la maximización de los beneficios.
En resumen, el inventario permanente es un sistema contable que permite mantener un registro actualizado y detallado del inventario en todo momento, lo que proporciona una visión clara de la cantidad, el valor y los costos asociados con el inventario de una empresa.
Tipos de inventarios según su clase
Inventario de materias primas
Este tipo de inventario incluye los materiales necesarios para la producción de bienes. Por lo general, las materias primas se almacenan en la planta de producción y se utilizan para fabricar productos terminados. El objetivo de mantener un inventario de materias primas es asegurarse de que haya suficientes suministros disponibles para mantener la producción en marcha, incluso en caso de retrasos en la entrega de proveedores o fluctuaciones en la demanda del producto final.
Inventario de productos en proceso
Este tipo de inventario se refiere a los productos en proceso de fabricación en la línea de producción. Incluye los bienes que han sido parcialmente ensamblados o que están siendo sometidos a procesos de transformación antes de convertirse en productos terminados.
Inventario de productos terminados
Este tipo de inventario incluye los bienes que están listos para ser vendidos y enviados a los clientes. Estos productos ya han pasado por todos los procesos de producción y están listos para ser distribuidos a los puntos de venta o directamente a los clientes. El objetivo de mantener un inventario de productos terminados es asegurarse de que haya suficiente stock disponible para cumplir con la demanda de los clientes y evitar la pérdida de ventas debido a la falta de productos en stock.
Inventario de repuestos
Este tipo de inventario se compone de piezas de repuesto o componentes utilizados para el mantenimiento y reparación de los productos existentes. Este inventario se utiliza para asegurar que se tenga acceso a los repuestos necesarios para mantener el funcionamiento de los productos ya vendidos o en uso. El mantenimiento y reparación de productos es una parte esencial de la gestión de la cadena de suministro y la logística, ya que garantiza que los productos sigan funcionando correctamente y evita interrupciones en la operación debido a la falta de repuestos.
Inventario de productos perecederos
Este tipo de inventario se compone de productos que tienen una vida útil limitada y que pueden deteriorarse o caducar con el tiempo, como alimentos, productos farmacéuticos o productos químicos. La gestión de este inventario requiere una planificación cuidadosa para asegurar que los productos se vendan o utilicen antes de que caduquen o se deterioren, para evitar pérdidas y garantizar la calidad del producto.
Tipos de inventarios según su posición logística
Inventario en lote
Es la práctica de agrupar productos o artículos similares en lotes o grupos, lo que facilita su seguimiento, manejo y distribución en el proceso de gestión de inventarios.
Inventario en consignación
Este tipo de inventario es propiedad del proveedor, pero se encuentra almacenado en las instalaciones del cliente. El proveedor conserva la propiedad de los bienes hasta que se vendan o se utilicen, momento en el cual se factura y se transfiere la propiedad al cliente. Esto permite a los clientes tener acceso a los productos sin tener que adquirirlos previamente, lo que puede ser útil para gestionar el flujo de efectivo y reducir los costos de almacenamiento.
Inventario de existencias obsoletas
También conocido como inventario obsoleto o inventario en exceso, se refiere a los productos o materiales que ya no son útiles o relevantes para la empresa debido a cambios en la demanda, tecnología, diseño de productos o cualquier otra razón que los haya vuelto obsoletos. Este tipo de inventario suele acumularse cuando una empresa ha producido o comprado más de lo que puede vender o utilizar en un período de tiempo determinado.
Inventario de seguridad, de previsión o anticipación
Este tipo de inventario se mantiene como una precaución adicional para enfrentar incertidumbres en la demanda o en la cadena de suministro. Se utiliza para cubrir posibles variaciones en la demanda del producto, retrasos en la entrega de proveedores, problemas de calidad u otros eventos imprevistos que puedan afectar la disponibilidad de productos en stock. El inventario de seguridad ayuda a mitigar el riesgo de falta de stock y garantiza que haya suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda en situaciones imprevistas.
Inventario en transito
Este tipo de inventario se refiere a los bienes que están en movimiento dentro de la cadena de suministro, pero que aún no han llegado a su destino final. Por ejemplo, los productos que se encuentran en ruta hacia un centro de distribución, una tienda minorista o un cliente se consideran inventario en tránsito. La gestión eficiente del inventario en tránsito es crucial para garantizar una entrega puntual y evitar retrasos en la cadena de suministro.
Inventario en transito de retorno
Este tipo de inventario se refiere a los bienes que están siendo devueltos por los clientes o por otras razones, como devoluciones de productos defectuosos, productos obsoletos o excedentes, o productos que han alcanzado el final de su vida útil. Este inventario en tránsito de retorno debe ser gestionado de manera eficiente para minimizar los costos y maximizar el valor recuperable de los bienes.
Inventario mínimo
Es el nivel más bajo de stock que una empresa puede mantener sin quedarse sin mercancía para satisfacer la demanda del mercado. El inventario mínimo se determina teniendo en cuenta varios factores, como el tiempo de entrega de los proveedores, la demanda del mercado, la variabilidad de la demanda y el nivel de servicio deseado. Mantener un inventario mínimo ayuda a reducir los costos asociados con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario, pero también implica un riesgo de quedarse sin stock en caso de fluctuaciones en la demanda o retrasos en la entrega de los proveedores.
Inventario máximo
Es el nivel más alto de stock que una empresa está dispuesta a mantener en un determinado momento. El inventario máximo se establece con el objetivo de evitar el exceso de stock y los costos asociados con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario, como el espacio de almacenamiento, el riesgo de obsolescencia y la depreciación. Mantener un inventario máximo ayuda a asegurar que la empresa no tenga más mercancía de la necesaria y a utilizar los recursos financieros de manera más eficiente.
Software de inventario
El uso de software de inventario es una herramienta fundamental en la gestión eficiente de los almacenes y la empresa. Los sistemas de software permiten automatizar y optimizar los procesos de gestión de inventarios, mejorar la visibilidad del inventario en tiempo real, facilitar la toma de decisiones basada en datos, y agilizar las operaciones logísticas en general.
Estamos hablando de los programas de gestión de almacenes SGA, principalmente, además de otras soluciones de software de inventarios autónomas que pueden instalarse integradas. A continuación, se describen algunas de las funcionalidades típicas de los softwares para control de inventarios:
- Registro y seguimiento de inventario: Los sistemas de software para control de inventarios permiten registrar y dar seguimiento a los productos o artículos que conforman el inventario de una empresa. Esto incluye la creación de un catálogo de productos con sus respectivas características, códigos, unidades de medida, precios y otros datos relevantes. Además, el software permite llevar un registro actualizado de las existencias disponibles en el inventario, así como de los movimientos de entrada y salida de productos, ya sea a través de compras, ventas, transferencias, devoluciones u otras transacciones.
- Planificación y pronóstico de la demanda: Muchos sistemas de software para control de inventarios incluyen herramientas de planificación y pronóstico de la demanda. Estas herramientas utilizan algoritmos y análisis estadísticos para estimar la demanda futura de los productos en función de datos históricos, tendencias del mercado, estacionalidades y otros factores relevantes. Esto ayuda a optimizar la planificación de la reposición de inventario, evitando la falta de stock o el exceso de inventario.
- Gestión de proveedores: El software para control de inventarios puede facilitar la gestión de proveedores, permitiendo la creación de un registro de proveedores con sus datos de contacto, términos de pago, condiciones de entrega, y otros detalles relevantes.
- Seguimiento y localización de inventarios: Algunos sistemas de software para control de inventarios ofrecen funcionalidades de seguimiento y localización de inventarios, utilizando tecnologías como el código de barras, la radiofrecuencia (RFID) o la identificación por radiofrecuencia (RFID). Estas herramientas permiten rastrear la ubicación y el movimiento de los productos en tiempo real, lo que facilita la gestión de inventarios en entornos logísticos complejos, como almacenes o centros de distribución.
- Análisis y reportes: Los sistemas de software de inventario suelen incluir herramientas de análisis y generación de reportes. Estas herramientas permiten obtener información detallada sobre el estado del inventario, como la rotación de inventarios, el nivel de servicio al cliente, el costo de posesión de inventarios, y otros indicadores clave de gestión. Además, los reportes pueden ser personalizados y programados para generarse de forma automática, lo que facilita el seguimiento del desempeño del inventario y la toma de decisiones informadas.
- Integración con otros sistemas: Muchos sistemas de software de inventario ofrecen la posibilidad de integrarse con otros sistemas empresariales, como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM, por sus siglas en inglés) o sistemas de gestión de ventas y pedidos. Esto permite una mayor sincronización y flujo de información entre diferentes áreas de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones y optimiza los procesos operativos relacionados con la gestión de inventarios.
- Gestión de alertas y notificaciones: Los sistemas de software de inventario suelen contar con funcionalidades de alertas y notificaciones, que ayudan a mantener un monitoreo proactivo del inventario. Por ejemplo, se pueden establecer umbrales de stock mínimo o máximo, y el software enviará notificaciones automáticas cuando se alcancen o se superen estos límites, lo que facilita la toma de acciones preventivas, como la generación de órdenes de compra o la reasignación de inventario.
- Gestión de ciclos de vida de productos: Algunos sistemas de software para control de inventarios permiten gestionar los ciclos de vida de los productos, lo que implica manejar la obsolescencia, el cambio de modelos, las promociones, y otros eventos relacionados con la vida útil de los productos. Esto ayuda a evitar la acumulación de inventarios obsoletos y a gestionar de manera eficiente los productos en diferentes etapas de su vida útil.
- Gestión de múltiples ubicaciones de inventario: Algunos softwares de inventario permiten gestionar múltiples ubicaciones de inventario, como almacenes, puntos de venta, centros de distribución, o ubicaciones externas de terceros. Esto permite una visibilidad y control centralizado del inventario en diferentes ubicaciones, lo que facilita la gestión de inventarios en redes logísticas complejas o en empresas con múltiples puntos de venta o distribución.
Los sistemas de software para control de inventarios son parte de los sistemas de gestión de almacén SGA (WMS, por sus siglas en inglés). Esto permite una mayor sincronización y automatización de los procesos logísticos relacionados con la recepción, ubicación, picking, embalaje y envío de productos en el almacén. El sistema de gestión de almacén permite una gestión más eficiente del inventario y una mayor precisión en las operaciones logísticas.
En resumen, el uso de software para control de inventarios es esencial para una gestión eficiente y optimizada de los inventarios en el ámbito logístico. Los sistemas de software ofrecen funcionalidades que van desde el registro y seguimiento de inventario, planificación y pronóstico de la demanda, gestión de proveedores, seguimiento y localización de inventarios, análisis y reportes, integración con otros sistemas, gestión de alertas y notificaciones, gestión de ciclos de vida de productos, integración con sistemas de gestión de almacén, gestión de múltiples ubicaciones de inventario, y más. La utilización de software especializado puede mejorar la visibilidad del inventario, optimizar los niveles de inventario, reducir costos, mejorar el servicio al cliente y agilizar las operaciones logísticas en general.