Tecnologías de recolección de datos en almacenes
Las tecnologías de recolección de datos en almacenes han experimentado una evolución significativa en los últimos años. Impulsadas, en primer lugar, por la necesidad creciente de optimizar la gestión de los almacenes y, en segundo lugar, por la alta exigencia de las operativas logísticas de las ecommerce en constante auge. En consecuencia, los avances en las tecnologías de recolección de datos han mejorado la eficiencia logística.
La recolección de datos es esencial para obtener información valiosa sobre el flujo de productos, la ubicación de stock, la gestión de inventarios, la generación de órdenes, entre otras operaciones críticas del almacenaje y los movimientos de mercancías.
En este artículo, exploramos algunas de las tecnologías más populares utilizadas para la recolección de datos en almacenes.
Tabla de contenidos
Para qué son necesarias las tecnologías de recolección de datos en almacén
El uso de tecnologías para la recolección de datos tiene el objetivo primordial de automatizar el proceso. A la vez que, en segundo lugar, asegura la fiabilidad de la información al evitar errores humanos del trabajo manual.
Ahora bien, para recolectar los datos de forma automatizada, necesitamos que los datos estén adjuntados a los productos de alguna forma. Adicionalmente, también necesitamos que los datos sean recolectables. Lo que quiere decir, por tanto, que tengan una forma estandarizada tecnológicamente que haga posible la transmisión de la información y su comprensión por los sistemas.
El orden funcional de las tecnologías implicadas para la recolección de datos en almacén es el siguiente:
- Identificación enriquecida y codificada de los productos.
- Dispositivos que recolectan y decodifican la información.
- Programas de gestión de datos de almacén.
Tecnologías de identificación de productos para su recolección y trazabilidad
La identificación adjuntada a los productos es una identificación enriquecida, con esto queremos decir que habitualmente no es solo un número de registro, sino que viene asociada a un tipo, un lote, una cantidad, u otras especificaciones que sean necesarias. Hay diferentes tecnologías que estandarizan los datos de los productos identificándolos y asistiendo a su recolección. Estas tecnologías son las siguientes.
Códigos de barras
Los códigos de barras son una tecnología ampliamente utilizada en la recolección de datos en almacenes. Consisten en una serie de barras paralelas de diferentes grosores y espaciados que representan información codificada en una dimensión (de forma lineal en un solo sentido). Esta representación es codificada como números o letras. Los códigos de barras se pueden imprimir en etiquetas adheridas a los productos o en las cajas de embalaje.
Lo que convierte a los códigos de barras en una tecnología útil para la cadena logística es la estandarización de su codificación. La estandarización permite definir una identidad al producto que es comprensible por la multitud de sistemas implicados en la cadena logística y en la cadena de suministro.
El código de barras fue diseñado en EE. UU. por IBM a principios de los 70 y se denominó Universal Product Code (UPC). Pero no se popularizó y triunfó comercialmente hasta los 80. En Europa, la organización encargada de la estandarización de los códigos de barras para productos comerciales fue la EAN (European Article Numbering Association). Sin embargo, hoy en día, es la GS1 la organización sin ánimo de lucro que proporciona los estándares globales para una comunicación comercial eficiente. (Fuente: El País, El código de barras cumple medio siglo.)
Los estándares GS1 permiten la identificación única de productos, unidades logísticas, localizaciones y activos a lo largo de toda la cadena de suministro, desde el productor o fabricante hasta el consumidor. Los códigos de barras GS1 posibilitan la interoperabilidad entre sistemas gracias a la identificación, captura de datos y la comunicación electrónica con estándares GS1. En consecuencia, la información de producto fluye a lo largo de la cadena de suministro. (Fuente: AECOC, Asociación de Fabricantes y Distribuidores, ¿Qué son los estándares GS1?)
Códigos QR
Los códigos QR (Quick Response code) son la evolución de los códigos de barras. Por un lado, el código de barras solo puede contener la información de hasta 30 caracteres alfanuméricos de forma líneal. En cambio, el código QR puede contener más información codificada, hasta 4.200 caracteres alfanuméricos, y en dos dimensiones, vertical y horizontal, por ello, amenudo se llama “código de barras bidimensional”.
Por otro lado, el código QR permite, a través de su lectura con los dispositivos móviles, llegar a una aplicación en Internet, un mapa de localización, un correo electrónico, una página web, un perfil en una red social o una tarjeta de contacto almacenable en nuestra agenda.
El código QR fue creado en 1994 por la compañía japonesa Denso Wave, subsidiaria de Toyota. Presenta tres cuadrados en las esquinas que permiten detectar la posición del código al lector. (Fuente: History of QR Code.)
El código de barras (1D) sigue siendo el más utilizado en logística, en Japón el código QR (2D) está ampliamente extendido. Sin embargo, hay sectores en los que las necesidades específicas de su producto han declinado la balanza hacia el lado del QR. Por ejemplo, el sector farmacéutico, en el cual es necesario llevar una trazabilidad muy detallada del producto, con fecha, lote, caducidad, etc. Por poner otro ejemplo, en el sector de los productos de retail de moda, el que el código QR también sirve con fines de marketing, puesto que dirigen a los consumidores a aplicaciones y webs de la marca.
Además, los códigos QR también pueden ser un método útil para mejorar la seguridad en la cadena de suministro, ya que pueden ayudar a verificar la autenticidad de los productos. De esta manera se evitan falsificaciones. Por último, los QR son de código abierto, por lo que se utilizan en todo el mundo y son de fácil creación.
Etiquetas RFID
Las etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) son pequeños dispositivos electrónicos que contienen un chip y una antena. Tienen el tamaño y el grosor de una etiqueta usual en los productos que se comercializan, desde pequeñas etiquetas para joyería a etiquetas más grandes para máquinas. Las etiquetas RFID se utilizan para identificar y rastrear objetos y productos mediante ondas de radio.
La tecnología RFID se usa en una amplia variedad de aplicaciones, como por ejemplo en el seguimiento y la gestión de inventarios, el control de acceso a edificios y eventos, la gestión de la cadena de suministro, la identificación de mascotas y animales, el pago sin contacto, entre otras.
Cuando una etiqueta RFID se acerca a un lector de RFID, el lector emite una señal de radio que activa la antena de la etiqueta, lo que permite que el chip de la etiqueta responda con la información almacenada en él. La información que se almacena en una etiqueta RFID puede incluir números de serie, datos de ubicación y cualquier otra información relevante. La información de las etiquetas RFID puede ser escrita varias veces, o sea, no es estática, por tanto, es muy útil en sistemas que necesitan ir almacenando más información en un flujo de eventos.
Dispositivos para la recolección de datos en almacenes
Códigos de barras, QRs y etiquetas RFID son sistemas de identificación de productos mediante el almacenamiento de información codificada. Consecuentemente, en relación con ello y trabajando juntos están los dispositivos que recolectan los datos y los transmiten al sistema de gestión (el más común en un almacén es el SGA).
Lectores de códigos de barras
Un lector de códigos de barras es un dispositivo electrónico que se utiliza para leer y decodificar información almacenada en un código de barras impreso. El lector de códigos de barras emite un haz de luz que escanea el código de barras y luego decodifica la información para que sea legible y utilizada por un sistema de gestión de almacenes (SGA). Lo que permite un seguimiento preciso del inventario y la gestión de órdenes de manera eficiente.
Los lectores de códigos de barras son comúnmente utilizados en tiendas, almacenes y en la industria manufacturera para agilizar procesos y mejorar la precisión de los datos.
Lectores de códigos QR
Los lectores de QR son dispositivos que permiten leer, interpretar y transmitir los datos codificados en un código bidimensional a un sistema de gestión. Los lectores de códigos QR cuentan con una importante ventaja frente a los escáneres de códigos de barras. Esta ventaja es que los lectores de QR tienen una funcionalidad de corrección de errores que permite la lectura del código aunque falte parte de la matriz.
Lectores de radiofrecuencia (RFID)
La tecnología RFID utiliza las ondas electromagnéticas para transmitir la información que las etiquetas contienen almacenada en microchips, y también para reescribir los microchips. Esto implica que esta transmisión de datos es inalámbrica, se pueden comunicar a distancia sin línea de visión directa.
Esta es una de las diferencias y ventajas principales de las etiquetas RFID frente a los códigos de barras y QR. Estos últimos necesitan la línea de visión directa para que el lector escanee el patrón, lo que hace que esta lectura sea unitaria, de uno en uno. En cambio, con las etiquetas RFID, un lector RFID puede leer una gran cantidad de etiquetas simultáneamente, simplemente por pasar a pocos metros de distancia (hasta 10 metros).
Los sistemas de recolección de datos basados en RFID son rápidos y precisos, lo que los hace ideales para aplicaciones de alta velocidad en almacenes con un alto volumen de productos.
Principales beneficios de la recolección de datos automatizada
- Mayor fiabilidad de los datos.
- Más velocidad de trabajo.
- Personal concentrado en tareas más valiosas.
- Eficiencia de las operaciones.
- Rentabilidad de los recursos.
Software para automatización de operativas y gestión de los datos del almacén
Las tecnologías que hasta aquí hemos explicado, sólo son funcionales si están integradas con un sistema de software que recoja todos estos datos y los haga trabajar según las necesidades logísticas de la empresa.
Estos programas de gestión de almacenes pueden ser de diferentes tipos dependiendo de las funcionalidades. Desde las más básicas de un Data Collection a las funcionalidades avanzadas para la gestión de un almacén complejo y moderno como es el software SGA Effylog.
Para más información sobre las opciones de software, en el artículo: Los tres tipos de programas de gestión de almacén comparados encontrarás información relevante sobre cómo distinguir los diferentes softwares de almacén.
