Los 10 procesos clave de la gestión de almacenes que determinan la eficiencia logística
En la gestión logística, la rentabilidad y la satisfacción del cliente dependen directamente del nivel de control que la empresa tenga sobre su almacén. Sin embargo, todavía es frecuente encontrar operaciones que se sostienen sobre hojas de cálculo, libretas o procesos manuales repetitivos. Estas prácticas, lejos de aportar flexibilidad, suelen ser la causa de errores, cuellos de botella y pérdidas recurrentes.
En este artículo enumeramos los 10 procesos clave de la gestión de almacenes que más influyen en la eficiencia operativa y que todo Director de Logística o Jefe de Operaciones o de Almacén debe tener bajo control.
A continuación, los analizamos en orden de importancia y con un enfoque orientado a la optimización tecnológica.
Estos son los diez procesos clave de la gestión de almacenes
1. Gestión de inventario y control de stocks
El inventario es el corazón del almacén. Su precisión afecta directamente a la disponibilidad del producto, al servicio al cliente y a la planificación de compras.
Un SGA avanzado, como Effylog-WMS, permite conocer en tiempo real la ubicación, cantidad y estado de cada referencia. Esto evita roturas de stock, sobrecostes y tiempos muertos.
La gestión del inventario y el control de stocks es absolutamente indispensable para una gestión logística eficiente.
1.1. eAudit: Software para auditorías de inventario
Mantener la precisión del inventario puede ser una tarea desafiante, especialmente en almacenes grandes y ajetreados. Effylog Audit está diseñado para simplificar este proceso. Con esta solución te beneficiarás de:
- Auditorías ágiles, reduciendo el tiempo y los costos de las verificaciones manuales.
- Identificación y corrección de discrepancias en tiempo real.
- Mejoras en la exactitud del stock que disminuyen las pérdidas por errores de inventario.
2. Preparación de pedidos (picking)
El picking representa uno de los procesos más costosos del almacén, tanto en tiempo como en mano de obra. La optimización de rutas, la agrupación inteligente de pedidos y el uso de tecnologías de asistencia (dispositivos AIDC, RFID, voice picking, pick-to-light, etc.) son determinantes.
Una buena estrategia de picking puede reducir los tiempos operativos hasta un 40%.
3. Verificación y consolidación de pedidos
Antes de la expedición, los pedidos deben verificarse y consolidarse. Este control de calidad garantiza que los productos correctos se envían al cliente correcto.
El SGA permite automatizar las verificaciones y reducir las devoluciones por errores humanos.
Si tu SGA o ERP no permite la automatización de la verificación de los pedidos, las estaciones de trabajo eVerif&Pack de Effylog te ofrecen la verificación de los productos a enviar contra el pedido del cliente y de forma paralela al empaquetado y posterior etiquetado.
3.1. eVerif&Pack: Verificación y empaquetado de pedidos
eVerif&Pack es la solución que asegura que los productos correctos lleguen a tus clientes sin errores, automatizando la comparación con el pedido original. Los beneficios incluyen:
- Reducción de errores en el envío, aumentando la satisfacción del cliente y reduciendo las devoluciones.
- Procesos de empaquetado más rápidos, incrementando la productividad.
- Integración con sistemas existentes y
una curva de aprendizaje mínima para tu equipo.
4. Expedición y carga
En este punto se materializa el servicio al cliente. La generación automática de documentación y la sincronización con los transportistas aseguran salidas puntuales y sin errores. En algunos casos, pero también en esta área de operaciones, la organización de los muelles de carga es crucial. Una expedición eficiente reduce incidencias y mejora la percepción del cliente final.
¿Tu sistema te permite la eficiencia en los envíos multiagencia de transportes? ¿O por el contario, sufres errores y retrasos?
4.1. eCourier: Integración con agencias de transporte
eCourier automatiza la integración con las agencias de paquetería y transporte, garantizando que tus paquetes sean etiquetados de acuerdo con las especificaciones de cada transportista. Con eCourier, disfrutarás de:
- Etiquetas precisas y conforme a las normas.
- Procesos de envío agilizados, mejorando el tiempo de entrega y reduciendo los costes operativos asociados al etiquetado manual y los errores de envío.
- Trazabilidad de eventos asociada a los envíos unificada e independiente del transportista.
5. Recepción de mercancías
La precisión en la recepción de mercancías evita errores en cascada. Verificar la concordancia con los pedidos, registrar la entrada en el SGA y el ERP y ubicar correctamente los productos son pasos críticos para mantener la trazabilidad.
Un sistema digitalizado elimina los descuadres y acelera la puesta a disposición del stock.
6. Ubicación y almacenamiento (put-away)
Asignar correctamente las ubicaciones según criterios de rotación, peso o compatibilidad de productos es clave para optimizar el espacio y los recorridos.
Un SGA inteligente analiza y propone ubicaciones óptimas, evitando desplazamientos innecesarios y aumentando la productividad.
7. Gestión de devoluciones (logística inversa)
La gestión de devoluciones es un proceso muchas veces infravalorado. Sin embargo, influye en la rotación de stock, la trazabilidad y la satisfacción del cliente.
Un sistema de gestión automatizado de las devoluciones, agiliza la clasificación, reubicación o eliminación de productos devueltos, evitando pérdidas de valor.
8. Gestión del espacio y ubicaciones
El espacio del almacén es un recurso limitado y costoso. Planificar el layout, analizar la ocupación y adaptar la estrategia de almacenamiento según la demanda son factores que impactan directamente en la rentabilidad.
Un SGA facilita el análisis en tiempo real del nivel de ocupación y el rediseño del almacén de forma dinámica.
9. Gestión de recursos y tareas
Los responsables logísticos necesitan visibilidad total sobre lo que ocurre en el almacén. La planificación de tareas, el seguimiento de operarios y la asignación de recursos deben estar digitalizados para medir la productividad y mejorar el rendimiento operativo.
La solución effylog Alert es una aplicación que gestiona el envío de alertas a los usuarios de la misma, principalmente con comunicaciones al smartphone en forma de menajes push, controlando además una cadena de comunicación para asegurar que si el primero en la lista no puede atender, lo atenderá el siguiente. También permite definir supervisores de la comunicación que controlen quién atiende y quién no atiende las alertas.
Una solución como eActivity de Effylog te facilita gestionar las actividades como las manipulaciones o tareas que no se controlan en el SGA, como pueden ser barrer, limpiar, comida, desayuno, etc. Esta solución es multidispositivo.
9.1. eAlert: Aplicación standalone para la gestión de envío de alertas a terminales móviles para picking y consolidación automatizada y manual
effylog Alert es una aplicación standalone para gestionar el envío y recepción de alertas de trabajo a dispositivos móviles. De esta forma permite asistir en las operaciones del almacén, gestionar la información y supervisar las tareas logísticas. Gracias a su configuración de roles, cada miembro del equipo puede gestionar, enviar, recibir y visibilizar según su rol.
- La configuración de los avisos es parametrizable según grados de complejidad.
- Los avisos pueden automatizarse de forma programada y también enviarlos manualmente cuando es necesario.
- eAlert es una aplicación standalone, sin embargo, también puede integrarse con el SGA Effylog-WMS o con el sistema empresarial que use el cliente.
- La aplicación móvil es de fácil instalación en el terminal o smartphone del usuario.
9.2. eActivity: Control de actividades en el almacén
Effylog Activity es una solución que permite y facilita el control de actividades que no es posible gestionar en los Sistemas de Gestión de Almacén (SGA) ni en los ERP corporativos de la empresa, como por ejemplo lo podrían ser tareas de limpieza, de mantenimiento, operaciones de reacondicionamiento y manipulación, servicios de valor añadido, etc.
- Se puede parametrizar las actividades y los parámetros que se quieren controlar en cada una de ellas a parte del tiempo.
- Controla en tiempo real las tareas que hace cada usuario y el tiempo que lleva con cada una de ellas.
- Facilita un reporting de los históricos de tareas realizados.
- Permite seguir la evolución de los parámetros de control.
- Sirve como repositorio para incorporar la información de cualquier sistema y tener todos los datos en una base de datos normalizada para posterior explotación de la información.
10. Analítica y mejora continua
Un almacén eficiente no es estático. La monitorización de KPIs logísticos (productividad, rotación, errores, tiempos de ciclo, etc.) permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos. El análisis continuo impulsa una cultura de mejora constante y competitividad.
10.1. eReporting: Informes de KPI’s
Los informes de rendimiento abarcan las magnitudes más habituales en los almacenes, como son:
- Previsión de recepciones
- Informe de recepciones
- Informe de movimientos
- Informe de preparación
- Informe de empaquetado
- Informe de correcciones
- Informe de expediciones
- Informe de expediciones por cliente
- Tipos de UT utilizados en expediciones
Por qué un SGA integral es la clave del éxito
Los diez procesos anteriores están interconectados. Una deficiencia en uno de ellos afecta al conjunto. Por eso, la solución no pasa por parches ni por hojas de cálculo, sino por implantar un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) que integre todos los procesos en una única plataforma.
Con la suite Effylog, desarrollada por Libertis Solutions aprovechando toda su experiencia tras años de consultoría logística especializada en gestión de almacenes, las empresas consiguen:
- Control total y en tiempo real de todas las operaciones.
- Eliminación de errores manuales.
- Aumento de la productividad del personal y de los equipos.
- Mejora de la trazabilidad y la calidad del servicio al cliente.
- Reducción de costes logísticos.
La gestión eficiente del almacén ya no es solo una cuestión de operativa, sino de estrategia empresarial. Los procesos clave de la gestión de almacenes determinan la capacidad de una organización para ser competitiva, rentable y flexible ante los cambios del mercado.
En Libertis Solutions ayudamos a empresas de todos los sectores a recuperar el control del almacén con soluciones tecnológicas diseñadas para optimizar cada proceso y aumentar la rentabilidad.
