SGA o sistema de gestión de almacenes
Guía rápida
SGA son las siglas de Sistema de Gestión de Almacén y se refiere al software que usan las empresas para administrar, controlar y optimizar la actividad de sus almacenes. En este artículo, queremos resumir todos los aspectos importantes sobre este software de gestión de almacenes. Desde entender qué es y qué no es un SGA, hasta qué beneficios del SGA podemos esperar, pasando por cómo implantarlo para tener éxito en la gestión y organización del almacén.
Índice de contenidos sobre SGA
Definición de Sistema de Gestión de Almacenes
Sistema de Gestión de Almacenes es el programa informático desarrollado para gestionar la operativa de un almacén.
Las empresas con almacenes necesitan un software de gestión de almacenes para coordinar los movimientos y ubicaciones de los artículos. Por eso implantan el software SGA para organizar los flujos de mercancías. Además, el software de gestión de almacenes posibilita la actualización de los datos a tiempo real y el acceso a la información fiable.
¿Qué es un WMS?
Seguramente has escuchado usar las siglas SGA y WMS indistintamente, y como puedes suponer significan exactamente lo mismo. La única diferencia es el idioma ya que WMS son las siglas en inglés de Warehouse Management System, lo que es la traducción literal de Sistema de Gestión de Almacén.
¿Necesito un software SGA?
Si tienes una empresa que vende productos y para esta actividad dispones de un almacén donde los ubicas, y gestionas las entradas y salidas de mercancías coordinando también los transportes. Entonces, muy posiblemente necesites un SGA.
Si eres jefe de almacén o director logístico y quieres rentabilizar al máximo los recursos de la empresa mejorando la eficiencia del almacén. En este caso, seguro que necesitas un SGA que respalde tu gestión de los almacenes.
En cualquiera de los dos casos, tu empresa puede sacar mucho provecho de los beneficios del SGA.
Qué empresas usan un software de gestión de almacenes
Básicamente, son empresas que quieren simplificar la complejidad de la información y organización de sus almacenes y transportes. Porque están comprometidas con dar el mejor servicio a sus clientes. Para ello, persiguen reducir —los errores en los envíos, —los retrasos en las entregas, —las roturas de stock, y —facilitar las gestiones de devoluciones y reacondicionamientos. Todas estas ventajas las consiguen con la implantación de un software SGA.
Por otro lado, también son empresas que quieren tener una trazabilidad exacta y fiable de sus productos. Porque cumplen con un estándar de calidad.
Sin perder de vista los dos objetivos anteriores, las empresas que usan un SGA también persiguen la máxima rentabilidad de su gestión logística. Con ello obtienen un aumento en las ganancias económicas. Esto se consigue con un sistema de gestión de almacenes, por ejemplo:
- Al aumentar las ventas gracias a evitar las roturas de stock.
- Pudiendo disminuir los tiempos de formación de los empleados nuevos o temporales.
- Aumentando la velocidad con la que se finalizan las tareas debido a la automatización.
¿Qué tipos de SGA hay en el mercado?
Podemos dividir la clasificación de los SGA en base a tres consideraciones:
Por comercialización
En relación, a la comercialización del SGA lo resumimos en dos opciones. La primera por suscripción, esta suscripción implica el acceso a un servicio y a un producto que se paga mensualmente o anualmente. La otra opción es por licencia, en el que compras el producto por usuario o unidad de uso de forma permanente.
Por tecnología
Dependiendo de lo que sea preferible para la empresa, existe la posibilidad de trabajar con tu SGA on-cloud u on-promise. Estas dos tecnologías se diferencian en que el sistema de gestión se implanta en servidores externos a la empresa, dedicados en exclusiva o no, es el caso de on-cloud (en la nube). O se implanta en un servidor propio y dentro de las instalaciones de la empresa, es el on-premise. La diferencia más significativa entre estas dos tecnologías es que en el caso de on-cloud se externalizan las tareas de mantenimiento, gestión y optimización de los servidores. Y en el caso de on-premise se necesita un equipo IT que se ocupe de los sistemas en los servidores.
Por dimensión de la empresa
Según la dimensión de la empresa, o dicho de forma más exacta, según la complejidad del proyecto, el SGA será implementado con más funcionalidades o menos. Por ejemplo, una ecommerce pequeña puede que sólo necesite un par de aplicaciones que le solucione el etiquetado y la integración con los transportistas, y un programa para el control de la logística inversa (gestión de las devoluciones). En cambio, una empresa grande con un gran volumen de ventas, clientes, proveedores y transportistas, necesitará un SGA más completo capaz de integrarse a varios sistemas y plataformas, estable y flexible.
Si quieres saber más sobre todas las funcionalidades de un SGA de probada eficiencia y buenas referencias, te recomendamos que visites Effylog WMS. Si prefieres saber más sobre soluciones logísticas independientes, integrables o stand-alone o incluso plug&play, te aconsejamos visitar las soluciones logísticas Effylog.
¿Cuál es el mejor para mi empresa?
El sistema de gestión de almacenes idóneo para tu empresa depende de:
- Los procesos, operaciones, actividades y tareas que quieres gestionar. También debes tener en consideración.
- Los recursos IT de los que dispones para elegir cuál es el mejor software SGA para tu empresa a largo plazo.
- Quiénes son las personas que lo usarán diariamente y cómo los formarás.
En este sentido, contar con el acompañamiento de consultores expertos en soluciones de gestión de almacén con larga experiencia en implantación de software logístico es una ayuda muy valiosa y aconsejable.
¿Qué debe tener un software de gestión de almacenes?
- Una interface amigable e intutiva.
- Alta capacidad de integración con —Ecommerce —ERP —Autómatas —Plataformas colaborativas.
- Tecnológicamente alineado con su ecosistema industrial (retail, farmacia, alimentación…).
- Escalabilidad para que pueda crecer con tu empresa.
- Actualizaciones qua vayan manteniendo el producto alineado con los desarrollos más competitivos.
- Un abánico de funcionalidades de instalación modular que comprenda todas las necesidades de gestión de un almacén y se pueda elegir qué módulos instalar.

SGA versus módulo de gestión de almacén del ERP
La mayoría de los ERP tienen un módulo de gestión del almacén que no alcanza a cubrir todo lo que el SGA puede gestionar en un almacén.
Diferencias más destacadas
El ERP no puede interaccionar con dispositivos externos como robots, handhelds RFID, lectores de código de barras, beacons, o dispositivos por voz, etc., algo que los SGA sí pueden hacer.
La gestión de almacenes automáticos (robotizados), los ERP pueden gestionar los movimientos básicos de un almacén manual, pero no pueden respaldar las actividades de un almacén automatizado como un SGA, que sí que es capaz.
Gestionar las actividades de los operarios con registro de tiempos y productividad, por ejemplo, tareas de manipulado (para luego poder hacer un cálculo acertado de los gastos de producción y almacenaje de un producto). No hay ERP que pueda ofrecer esta funcionalidad tan exacta y sólo algunos SGA la ofrecen, como por ejemplo la aplicación Effylog ACTIVITY que se integra con el SGA de su suite Effylog o con otros SGA o ERP.
En último lugar y dejándonos muchas diferencias en el tintero, destacamos la exactitud de las ubicaciones. Los ERP especifican el almacén en el que se encuentra un producto como ubicación. En cambio, un SGA registra con mucha exactitud el punto de la estantería en el que se encuentra el producto. Llegando incluso a especificar con qué equipamiento mover ese activo por peso, tamaño y ubicación, el toro «A» o «B» o el robot «XZ».
Como ya debes suponer, los beneficios del SGA son superiores a los del módulo de un ERP que no permite escalar hacia almacenes automáticos o semiautomáticos.
Si estás buscando el mejor SGA para la gestión de tu almacén, no dudes en contactarnos, en Libertis Solutions somos expertos consultores logísticos, desarrolladores de SGA y también podemos presentarte al partner tecnológico que más se adecúe a tus necesidades.
¿Por qué implantar un SGA?
Las razones por las que implantar un sistema de gestión del almacén son:
- Para tener los datos sobre el inventario actualizados a tiempo real con fiabilidad y exactitud (entradas, salidas, existencias, ubicación, reservados, en manipulado, pedidos, etc.)
- Para la mayor satisfacción de tus clientes porque no sufrirán errores de envío ni les faltará el producto que buscan por una rotura de stock.
- Para una mejor comunicación con tus proveedores.
- Para la coordinación efectiva con los diferentes transportes.
- Para una reducción de los costes (menor tiempo en tareas de inventariado y administración gracias a la automatización y sincronización de las entradas de datos).
- Para obtener más ganancias gracias al aumento de las ventas debido a la fidelización de los clientes.
- Para un aumento de la eficiencia global de la empresa.
- Para mejorar la calidad gracias a la trazabilidad de los productos y la monitorización a tiempo real.
- Para ser más resiliente.
¿Qué resultados puedo esperar?
Los resultados que puedes esperar de implantar un software SGA impactan directamente en el balance de costes y beneficios de la empresa.
Aumentar ganancias
Aumenta las ganancias tener un control ajustado de la información del inventario, porque evita las roturas de stock permitiendo la previsión de la producción o de los pedidos y así se aumentan las ventas. También aumenta las ventas, la mayor satisfacción del cliente, esta satisfacción se produce por la reducción de errores en los envíos y por la buena gestión en las devoluciones.
Reducir costes
Reduce los costes la disminución de los tiempos en las tareas y el aumento de la productividad, además de la mejor comunicación con los proveedores, los transportistas y la disminución en los errores.
Más resiliencia
Pero además, con la implantación de un SGA puedes esperar que consigas hacer que tu empresa sea más resiliente frente a los cambios de los tiempos actuales. La transformación digital de la empresa se ha declarado como inevitable, y demostrado indispensable, para que la empresa se adapte al entorno VUCA en el que hoy en día estamos inmersos.
La adaptabilidad a los cambios y la eficiencia de las estructuras son la base de la resiliencia. Por poner un ejemplo, la empresa podrá absorber puntas de trabajo debidas a circunstancias imprevisibles porqué formar a un trabajador temporal es mucho más rápido con un software donde las operaciones están guiadas y automatizadas, que con un sistema manual basado en libretas y notas en papel.
Más y mejor productividad
También se mejora la calidad del trabajo de los empleados y se aumenta la productividad del almacén que se adaptan a la digitalización de los almacenes de la empresa.
Los beneficios del SGA
La lista de los beneficios del SGA son:
- Mayor eficiencia en la gestión y organización de almacén.
- Mayor rentabilidad de las actividades diarias del almacén.
- Más capacidad de adaptación al cambio contribuyendo a una mayor resiliencia de la empresa.
- Mayor productividad.
- Más calidad de trabajo y de producto.
- Mayor satisfacción de los clientes.
- Mejor comunicación con terceros optimizando las actividades dentro de tu ecosistema industrial.
- Menos costes.
- Optimización del espacio del almacén.
- Más agilidad y rapidez.
¿Cómo se implanta el software de gestión de almacenes?
La implantación de un software SGA se divide en tres fases. Una primera fase de análisis del almacén, se observa y define sus infraestructuras, sus actividades, sus procesos y operaciones, las tareas, los tiempos, los productos… En resumen, todo lo que impacta en el funcionamiento de los almacenes. La segunda fase es la de parametrización del programa informático para que se adapte y de respuesta a todas las necesidades observadas en la primera fase. Finalmente, una tercera fase dedicada a la formación del personal para hacer el arranque del sistema.
O sea:
- Análisis.
- Parametrización.
- Formación.
¿Cuándo veré los beneficios de mi SGA?
Los beneficios de implantar un software SGA se ven progresivamente. Los relacionados con la eficiencia organizativa, son los beneficios que antes se observan ya que desde que los empleados se adaptan al uso del software de gestión del almacén la efectividad de las operaciones se optimiza rápidamente. Los beneficios sobre la productividad y la rentabilidad, se observan con claridad pasado el primer año. Te aconsejamos que definas los indicadores que quieres medir y los recojas antes de la implantación del SGA, y los vayas chequeando cada seis meses.
Fuentes interesantes que recomendamos leer:
¿Qué es el sistema de gestión de almacén (SGA)?, Antonio Iglesias López, ESIC.
On-premise versus Cloud: Diferencias y en qué consiste cada software, Structuralia.
Qué es el entorno VUCA y cómo afecta a la supervivencia de las empresas, APD.