¿Sabes cuáles son las claves del éxito de un SGA para tu almacén?
La gestión eficiente de un almacén es indispensable para el éxito de cualquier negocio con operaciones logísticas complejas. Implantar un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) distingue un almacén que opera al límite de su capacidad de uno que funciona como un engranaje perfecto de relojería. Este artículo aborda las principales claves para lograr el éxito en la implantación de un SGA, desde la selección del sistema adecuado para manejar las entradas, el almacenamiento y las salidas de activos, hasta la optimización logística que transforma tu almacén en un centro operativo eficiente y rentable.
Índice de claves para el éxito del SGA de almacén
¿Qué es un SGA y por qué es vital para tu almacén?
Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es una solución tecnológica diseñada para administrar y optimizar todas las operaciones relacionadas con el almacenamiento y movimiento de productos dentro de un almacén.
Características de un SGA para almacén
El alcance y complejidad de un SGA viene definido por las instalaciones y operaciones que gestiona, aún así, sus características básicas incluyen:
- Control de entradas: el control de las entradas es parte del control de calidad de la empresa ya que, además de tomar registro de los activos que llegan y entran en el almacén, también es parte del seguimiento de los estándares de calidad de los productos, controlando que todo lo entregado está en perfecto estado a su llegada y de que los albaranes de entrega coinciden con las órdenes de pedido y con lo físicamente entregado en el almacén.
- Inventariado: un inventario es una relación detallada de los bienes tangibles de una empresa registrados en un archivo estructurado. Por poner algunos ejemplos, estos bienes tangibles pueden ser productos en venta, componentes parte de los productos, materiales para la fabricación, etc. Para que el inventario sea útil, los registros deben tener una estructura que permita su organización y filtrado. Este archivo se actualiza en las auditorías de inventario y permite conocer el estado y ubicación exacta de cada producto y su trazabilidad interna. Si quieres saber más sobre la gestión de inventarios te interesa leer este artículo sobre estrategias para la gestión eficiente de inventarios.
- Control de stocks: la gestión del stock es la manera en que organizamos y administramos los flujos de mercancías para su ubicación, reposición y salida. Un ejemplo es la ilustración siguiente y puedes saber más sobre la gestión de stocks en este artículo sobre qué es el stock y cómo se gestiona.
Tipos de stock en el control del inventario
- Picking y packing: el picking y packing optimiza los procesos de selección y preparación de pedidos. El SGA asiste a los operarios para que la tarea de recolectar los productos sea más rápida y ágil a la vez que evita errores. El empaquetado puede hacerse en paralelo a la recolecta o justo después por lotes.
- Envíos: de la misma forma que controlamos los activos de entrada, tenemos que controlar los activos de salida comprobando que coinciden con los pedidos de los clientes y gestionando su entrega con las agencias de transporte.
Además, son prestaciones deseables en un SGA:
- Integración con otros sistemas empresariales: como los ERP y las plataformas de comercio electrónico.
- Integración con tecnologías de automatización: hay varios níveles de automatización que puede alcanzar un almacén, desde el almacén automático en el que todas las operaciones están automatizadas (y robotizadas) a almacenes semiautomáticos, hasta almacenes que sólo automatizan la recolección de datos. Esto depende de las necesidades de la empresa. Puedes saber más sobre automatización en este artículo sobre la automatización logística para pymes.
Integraciones para automatización de almacenes
- Flexibilidad y personalización: el mejor SGA siempre será el que es capaz de adaptadarse a las necesidades específicas de cada empresa gracias a una gran capacidad de parametrización. Además de que sea escalable en el tiempo para crecer con ella.
- Monitorización y generación de informes: para la toma de decisiones basadas en datos.
Las claves para una implantación exitosa de un SGA
La implantación del SGA es un proyecto que requiere una planificación cuidadosa y una ejecución impecable para garantizar su éxito. Aquí desglosamos las etapas y factores esenciales.
1. Diagnóstico inicial: conoce tu almacén
Identificación de necesidades específicas
El primer paso para implantar un SGA es comprender a fondo las operaciones y necesidades de tu almacén. ¿Tu principal desafío es la gestión de inventarios? ¿O necesitas mejorar el picking para cumplir con picos de demanda? Un diagnóstico preciso te ayudará a definir los objetivos del sistema.
Evaluación de recursos tecnológicos
Revisa el estado de tu infraestructura tecnológica. Un SGA requiere hardware compatible, como lectores de códigos de barras y terminales móviles, así como una red estable para garantizar la conectividad.
2. Selección del sistema adecuado
Factores clave a considerar
Elegir el SGA correcto es una decisión estratégica. Los factores a tener en cuenta incluyen:
- Parametrización: cuanta mayor sea la capacidad de parametrización, mejor se cubriran las necesidades específicas de las operaciones de la empresa.
- Escalabilidad: capacidad para adaptarse al crecimiento de tu empresa.
- Integración: facilidad para conectarse con sistemas ERP y otras herramientas.
- Interfaz amigable: para una curva de aprendizaje más corta.
Effylog-WMS es un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) modular y escalable, que facilita la optimización y el control de los procesos logísticos del almacén. Effylog-WMS da respuesta a las más variadas necesidades intralogísticas de la organización y gestión de los movimientos y actividades de los almacenes. El software de gestión de almacenes Effylog WMS cubre los requerimientos para la logística directa tradicional, y también aporta soluciones más avanzadas, entre ellas las de logística inversa, calidad y automatización. Además de la integración con el resto de los actores de la cadena de suministro.
Consultoría experta: una inversión clave
Contar con un consultor logístico con experiencia en grandes operaciones puede ayudarte en todo el proceso, desde la optimización de las operaciones del almacén, a la adaptación del software de gestión del almacén pasando por la formación del personal implicado.
3. Planificación detallada de la implementación
Definición de un cronograma
Una implantación exitosa requiere un cronograma realista que contemple todas las fases del proyecto, desde la configuración inicial hasta las pruebas y el lanzamiento.
Implicación de todos los departamentos
La colaboración entre los equipos de TI, operaciones y logística es fundamental para garantizar que el sistema cumpla con las expectativas de todos los usuarios.
4. Capacitación del personal
Formación adaptada a cada rol
Para maximizar el éxito del SGA, todos los empleados deben recibir formación específica según su función. Esto incluye desde los operarios del almacén hasta los supervisores y gerentes.
Gestión del cambio
Un nuevo sistema puede generar resistencia al cambio. Es vital comunicar claramente los beneficios del SGA y mantener un enfoque colaborativo durante la transición.
5. Monitoreo y ajustes posteriores
Evaluación de indicadores clave
Tras la implantación, es importante medir el impacto del SGA a través de indicadores como:
- Tiempo promedio de preparación de pedidos.
- Precisión en el inventario.
- Reducción de errores operativos.
Ajustes continuos
La optimización logística es un proceso dinámico. Realiza ajustes y mejoras basadas en los datos recopilados por el sistema.
Cómo un SGA transforma la optimización logística
Incremento de la eficiencia operativa
Un SGA optimiza cada paso del flujo logístico, desde la recepción de productos hasta el envío final. Esto incluye:
- Asignación de ubicaciones: utiliza algoritmos para colocar productos en posiciones óptimas dentro del almacén.
- Rutas inteligentes para el picking: minimizan los desplazamientos innecesarios.
- Gestión automatizada de stocks de seguridad: garantiza que siempre haya suficiente inventario disponible.
Mejora de la experiencia del cliente
La optimización logística tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente. Entregas más rápidas y precisas se traducen en clientes más leales y menores devoluciones.
Reducción de costes operativos
La automatización de procesos y la gestión eficiente de recursos permiten reducir significativamente los costes asociados a errores, tiempos improductivos y exceso de inventario.
¿Hace tiempo que te planteas mejorar tu almacén?
Sectores que transforman su negocio digitalizando sus operaciones logísticas con un SGA
La logística es partícipe indispensable para el desarrollo mundial. Sin la actividad de la cadena de suministro el mercado global no sería posible. Sin la definición de operaciones logísticas eficientes las empresas perderían tanto dinero que su supevivencia no sería posible. Los sectores estandarizan sus procedimientos logísticos según sus necesidades específicas. Algunos ejemplos son los siguientes.
Sector alimentario
El sector alimentario enfrenta el reto de gestionar el flujo de productos perecederos y con condiciones de temperatura y manipulación de obligado cumplimiento. En este sector, la eficiencia organizativa del almacenaje es crucial. Por lo que la implantación de un SGA es un factor clave para su funcionamiento óptimo. Reducen los tiempos de picking y packing. Controlan con exactitud la trazabilidad interna de los productos. Mejoran la precisión del inventario. Reducen los desperdicios gracias a una mejor rotación de existencias.
Sector retail de moda y e-commerce de ropa
El sector de retail de moda se caracteriza por una alta estacionalidad en la demanda, un gran volumen de devoluciones e impredecibles eventos como, por un lado, picos de demanda que causan roturas de stock, o por otro, productos que de pronto dejan de tener demanda produciendo sobrestocaje. Además, el ecommerce ha llegado para aumentar el volumen de negocio de este sector, pero también para disparar las devoluciones y los eventos poco predecibles. Por ello tener implementado un SGA para escalar sus operaciones durante picos de ventas tiene evidentes beneficios. Aumentan la capacidad de procesar pedidos durante campañas promocionales. Trazabilidad completa en la logística inversa, mejorando la gestión de devoluciones. Mejora la visibilidad de datos para minimizar errores de estocaje.
Sector de instaladores de clima y reformas del hogar
El sector de los instaladores de clima, electricidad y de las reformas del hogar tipo baño y cocina, es un sector de empresas que manejan un gran volumen de referencias, muchas de pequeño tamaño. Por lo que necesitan un sistema de gestión intralogística robusto y de alta parametrización. Para estas empresas es básico contar con un SGA para reducir los errores en el picking y en los envíos de pedidos. Aumentar la productividad del almacén. Asistir a los operarios en su trabajo para una mayor eficiencia. Así como asegurar la fiabilidad de los datos del inventario.
